Die Dokumentation von medizinischen Daten soll einen Aufschluss über die Vorgeschichte und aktuelle Diagnosen der Patienten geben. Die wichtigste Voraussetzung ist die Nachvollziehbarkeit der Datensätze. Wichtig ist festzuhalten, wann und von wem ein Datensatz eingegeben wurde. Außerdem sollte es immer protokolliert werden, welche Änderungen am Datensatz und von wem vorgenommen wurden.
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