Die Dokumentation von medizinischen Daten soll einen Aufschluss über die Vorgeschichte und aktuelle Diagnosen der Patienten geben. Die wichtigste Voraussetzung ist die Nachvollziehbarkeit der Datensätze. Wichtig ist festzuhalten, wann und von wem ein Datensatz eingegeben wurde und von wem der Datensatz verändert wurde. Außerdem spielt es eine enorm wichtige Rolle festzuhalten, welche Änderungen am Datensatz vorgenommen wurden.
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Bestimmte Anwender kann man das Recht beschränken, alle Patienten aufzurufen.